Kategorie: práce s dokumenty, workflow
Určeno pro: organizace komunikující prostřednictvím datových schránek

Aplikace je určena ke zpracování (přijetí a odeslání) zpráv z datové schránky.

• archivování zpráv po neomezenou dobu
• jednoduchá distribuce datových zpráv odpovědným pracovníkům
• odesílání zpráv do datových schránek z interních aplikací uživatele
• možnost integrace s ostatní korespondencí firmy nebo úřadu
• možnost zpracování pomocí workflow

Specifikace našeho řešení
Řešení umožňuje pravidelné stahování a odesílání datových zpráv mezi aplikací „Korespondence“ a datovými schránkami. Datové zprávy mohou být dále zpracovány ve workflow zpráv, které zajišťuje jejich oběh v rámci organizace.

Jednou ze zásadních výhod tohoto řešení je možnost do budoucna integrovat veškerou příchozí korespondenci (datové zprávy, papírovou, e-mailovou a faxovou) do jedné databáze (workflow).

Stahování a odesílání zpráv
Řešení provádí automatické stahování datových zpráv z libovolného počtu datových schránek. V nastavení aplikace je pro každou datovou schránku vytvořen profil, obsahující přihlašovací údaje, plán stahování a odesílání, umístění cílových databází a schéma zabezpečování datových zpráv.

Odesílání zpráv do datových schránek je též plánované a probíhá přímo z databáze „Korespondence“. Během tvorby odchozí zprávy bude uživatel muset vyhledat datovou schránku příjemce. Vyhledávání příjemce datové zprávy bude online, tj. aplikace se vždy dotazuje systému ISDS na existenci schránky. Vyhledávat je možné podle několika parametrů. Odeslané zprávy jsou archivovány a není možno je dále editovat.

Úložiště datových zpráv

Všechny stažené datové zprávy z dané datové schránky jsou ukládány do LN databází. Každá zpráva je uložena jednak do pracovní databáze, jednak do archivu. Archivní databáze uchovává zprávy v identické podobě, v jaké byly uloženy v datové schránce (tj. v podobě jednoho souboru .zfo) po dobu delší než 90 dnů (tuto dobu přizpůsobíme vaší potřebě). Zprávy v archivní databázi není možné editovat ani mazat, je znemožněn přístup běžnému uživateli. V případě potřeby je oprávněným osobám umožněno datovou zprávu ze souboru .zfo „rozbalit“ a uložit do pracovní verze.
Pracovní verze databáze je určena k další práci s přijatými dokumenty.

Přístupy k úložišti:
K úložišti je možné přistupovat pomocí:

• LN klienta, který bude zajišťovat plnou funkcionalitu služeb (přijímání, odesílání, Spisová služba - workflow zpráv)  - verze Enterprise
• MS Internet Explorer (příjímání a odesílání zpráv, jednoduché workflow) – verze Standard

Rozdělování a zpracování zpráv, zasílání notifikací

Nově stažené datové zprávy jsou ukládány v databázi „Korespondence a zpřístupněny pro osoby podatelny. Podatelna zajišťuje rozdělování zpráv na příslušná oddělení organizace.

V aplikaci je možné vytvářet pravidla pro automatické přidělování došlých zpráv konkrétním uživatelům nebo skupinám na základě definovaných kritérií. Zprávy, které nebudou odpovídat žádnému kritériu, je třeba přidělit ručně.

Po přidělení dokumentu na oddělení příslušné osoby dokument buď akceptují, nebo ho vrátí zpět na podatelnu. Akceptovaný dokument mohou dále přidělit svým podřízeným pro jeho zpracování.

Každému dokumentu v aplikaci je automaticky po zaevidování přiřazeno unikátní jednací číslo (jedna číselná řada pro příchozí dokumenty a jedna pro odchozí).

Veškeré operace s dokumentem jsou vedeny v jeho historii, takže lze zpětně dohledat, kdo a kdy s dokumentem pracoval.

Napojení na interní systémy organizace
V případě následného rozvoje systému napojení jsme připraveni zajistit napojení našeho řešení na vaše interní aplikace.

Kontrolní záznamy
Systém vytváří detailní logy o svém běhu, které jsou ukládány do separátní databáze. Jde především o logování komunikace s datovými schránkami. Dále každý dokument v aplikaci obsahuje historii o tom, jaké činnosti s ním byly prováděny.

Obr. 4: Odchozí datová zpráva