Základním kamenem problematiky řízení kvality je (mimo jiné) tvorba a správa řízené dokumentace. Zaměřili jsme se proto na cíl vytvořit systém s jednoduchou tvorbou rozsáhlých dokumentů, zajišťující evidenci, schvalování a připomínkování, a umožňující jejich cílenou distribuci. V rámci takového systému je udržování veškeré řídící dokumentace společnosti hračkou.

Potřebujete řízenou dokumentaci?

Systém řízené dokumentace je určen pro organizace s potřebou jednotné koncepce evidence a údržby řízené dokumentace společnosti. Nástoje aplikace pomohou především oddělení kvality a managamentu společnosti. Pro standardního uživatele (čtenáře dokumentace) je důležitá snadná orientace v informacích. Přistup je proto možný také prostřednictvím webového prohlížeče. Pří vývoji bylo přihlíženo k normalizovaným předpisům pro zpracování písemností.

Hlavní výhody:

• Rychlá orientace ve velkém množství dat

• Zachování grafického formátu dokumentů (odpovídajícíh MS office)¨

• Vysoká bezpečnost dat (minimálně 7úrovní)

• Plná podpora týmové spolupráce a distribuce informací

Jak řízená dokumentace funguje

Aplikace Řízená dokumentace je nástojem pro vytváření dokumentů a pro kontrolu nad fázemi jejich vývoje. Umožňuje vytvořit hierarchickou strukturu dokumentu, a to pomoci rozdělení do kapitol o třech úrovních. Celý vývoj dokumentu je provázen průvodkou, který nese kompletní charakteristiku dokumentu, včetně seznamu osob, které se na tvorbě, případně hodnocení, podílejí. Dále uchovává informace o veškerých změnách prováděných nad dokumentem, včetně informace o aktuálním stavu, ve kterém se dokument nachází.

Ve chvíli, kdy autor prohlásí svůj dokument za hotový, přichází na řadu proces připomínkového řízení, kdy pověřené osoby posuzují dokument a vkládají do něj své připomínky. Na jejich základě pak autor upravuje dokument a připravuje ho na proces schvalování. Samotný schvalovací proces může být dvou až třífázový (dvě až tři osoby) a po jeho ukončení je dokument připraven k publikaci. stiskem tlačítka je zpřístupňěn pro čtení všem dotčeným osobám a exportován do formátu MS Word.

Zastaralé dokumenty mohou být archivovány, případně lze vytvořit novou verzi již platných dokumentů, která znovu projde výše naznačeným cyklem řízené dokumentace.

Optimalizace práce

Pro zjednodušenou a rychlou práci s Řízenou dokumentací je k dispozici vestavěné portálové řešení, které rozšiřuje obvyklý přístup k jednotlivých dokumentům o specifické způsoby vyhledávání informací. Pro vyšší úroveň správy zabezpečení informací (fluktuace/strukturální změny) lze mimo standardních nástrojů využít i nadstavby Personálního systému*. Mimo vedení evidence poskytuje informace, které umožňují nastavovat přístup k jednotlivých dokumentům na základě názvů funkcí, organizační jednotky, personální skupiny či role.

Jak si řízenou dokumentaci koupíte

Basic - menší a střední organizace do 50 uživatelů

Medium - střednš velká organizace do 150 uživatelů

Extra - větší organizace do 500 uživatelů

Unlimited - bez omezení skupiny či role

* modul Personální systém lze získat také samostatně nebo v rámci balíku Procesní manažer.